Contexte et historique

Dans le cadre de l’urbanisation des Systèmes d’Information au sein des GHT, AGFA Healthcare souhaitait proposer une solution dédiée aux EHPAD. En mai 2017 un premier travail est réalisé avec l’équipe commerciale pour constituer des groupes de travail avec des utilisateurs.

L’objectif principal était de produire avec ces intervenants les spécifications fonctionnelles.

Cependant cette démarche, dans le cadre de la création d’une nouvelle offre, reste complexe à mettre en oeuvre. Sans expertise métier interne, AGFA a très vite changé de stratégie.

Effectivement, l’avantage des groupes de travail est un lien direct avec les futurs utilisateurs.

L’inconvénient est que ces derniers ont souvent tendance à confondre ce qui est du domaine du “standard” et ce qui est “spécifique”  à leur organisation locale.

Ainsi, AGFA par l’intermédiaire d’Emmanuel Mougeotte Directeur Général, Christophe Francis Directeur des Services et Aïssa Khelifa Directeur Commercial et Marketing France, ont constitué une équipe dédiée EHPAD, avec comme représentant “expert métier” Nicolas Pistorio.

AGFA fait appel à ses services en septembre 2017, en repartant d’une “feuille blanche” il va construire avec une équipe d’experts techniques et métier (Catherine Barraud, Franck Fernandez, Florian Penaud, Julien Leloup, Marcel Lee) une solution dédiée EHPAD à partir du socle technique ORBIS.

A travers son expertise du secteur médico-social, des métiers associés, des besoins des intervenants, des nouvelles technologies de l’information, son expérience de Directeur de Projet et Directeur de l’offre, son rôle est de positionner AGFA en leader de “proposition”, permettant de mieux “cadrer” l’expression des besoins et construire une offre standard efficiente.

Ainsi, cette intégration complète du dossier des personnes accueillies sans rupture dans le système d’information entre l’EHPAD et l’Hôpital doit aussi tenir compte des spécificités organisationnelles et besoins de chaque acteurs.

La création de cette solution est partie d’un constat simple, il ne s’agissait pas de créer une adaptation d’ORBIS pour l’EHPAD, mais bien de créer une solution dédiée s’appuyant sur le socle technique d’ORBIS.

Les groupes de travail

Une fois les développements de la première version de la solution finalisés, AGFA a constitué des groupes de travail en 2018 et 2019.

Au premier semestre 2019 c’est 7 établissements participants aux groupes de travail. C’est en tout une 50 aine de professionnels inscrits, avec 20 participants en moyenne par groupe de travail

• GIVORS – CH de Givors
• MONTARGIS – CH de l’Agglomération Montargoise (déploiement en cours)
• PONTIVY – CH Centre Bretagne (déploiement en cours)
• REMIREMONT – CH de Remiremont
• ST CLOUD – CH des Quatre-Villes (déploiement en cours)
• VESOUL – Groupe Hospitalier de la Haute-Saône
• VIENNE – CH de Vienne

Les groupes de travail concernaient :

• Projet Personnalisé (recueil et PAP)
• Evaluations
• Évènements indésirables, sorties inopinées
• Chutes, Contentions, DLU
• Listes & Extracts CSV

Le but de ces groupes de travail est une démarche de validation fonctionnelle par les métiers concernés, et non un travail de spécification “en partant de zéro”.

Lors de ces ateliers, nous avons présenté les spécifications fonctionnelles, également une “version test”, afin de travailler en collaboration avec les représentants métiers.

Afin de transmettre des avis objectifs, suite aux réunions de présentation, les groupes utilisateurs ont pu en toute autonomie aller “triturer” la solution EHPAD sur un environnement “bac à sable”.

AGFA proposera certainement de nouveaux groupes de travail fin 2019, nous vous donnerons des nouvelles sur le sujet !

2019 – la solution ORBIS EHPAD continue à évoluer

Un document de présentation en ligne décrit le contenu de la solution et groupes de travail.

C’est un Google Slide disponible ici, vous pouvez le télécharger au format PDF ou PPT en passant par le menu en haut à gauche  Fichier / Télécharger au format

Ce premier semestre 2019 fut riche en évolutions saluées par le terrain. C’est une soixantaine d’évolutions en tout sur de nombreux domaines :

• Création d’une quinzaine de listes de travail
• Améliorations du suivi des plaies
• Améliorations sur le recueil des habitudes de vie
• Améliorations dans le formulaire de gestion des chutes
• Gestion des événements indésirables
• Gestion des sorties inopinées (fugue)
• Plus de 20 évaluations ajoutées
• etc.

En synthèse, ci-dessous les principales évolutions par domaine et statuts des évolutions venues compléter la solution EHPAD ce premier semestre 2019 et prévisionnel pour fin 2019.

Ci-dessous le bilan associé aux demandes d’évolutions réalisées sur l’année 2018 et 2019 à travers l’ensemble des groupes de travail GT1 et GT2.

Bilan des demandes par domaine

Bilan des demandes par statut au 31/05/19

A travers une démarche d’amélioration continue, AGFA avance et étudie pour fin 2019 la faisabilité d’une soixantaine d’évolutions complémentaires. La solution reste proche de ses utilisateurs et les retours unanimement positifs du terrain en sont la preuve !