Continuité du parcours de la personne accueillie : la solution EHPAD est arrivée !

 

Dans le cadre de la continuité du parcours de la personne accueillie, AGFA vous propose la solution EHPAD. Lorsque l’hôpital possède ORBIS, les EHPAD rattachés pourront utiliser la solution dédiée à leurs spécificités et intervenants.

Objectif : intégration complète du dossier des personnes accueillies sans rupture dans le système d’information entre l’EHPAD et l’Hôpital.

AGFA a souhaité constituer une équipe représentée par un acteur majeur du secteur ayant une expertise complète : Nicolas Pistorio qui est notamment  le “papa” du logiciel NETSoins équipant à ce jour plus de 2 150 EHPAD sur tout le territoire.

Les représentants de 14 GHT ont pu découvrir la solution ORBIS EHPAD au salon Paris Healthcare Week 2018 et leur retours sont unanimement positifs !

 

Contexte et historique

 

Dans le cadre de l’urbanisation des Systèmes d’Information au sein des GHT, AGFA Healthcare souhaitait proposer une solution dédiée aux EHPAD. En mai 2017 un premier travail est réalisé avec l’équipe commerciale pour constituer des groupes de travail avec des utilisateurs.

L’objectif principal était de produire avec ces intervenants les spécifications fonctionnelles.

Cependant cette démarche, dans le cadre de la création d’une nouvelle offre, reste complexe à mettre en oeuvre. Sans expertise métier interne, AGFA a très vite changé de stratégie.

Effectivement, l’avantage des groupes de travail est un lien direct avec les futurs utilisateurs. L’inconvénient est que ces derniers ont souvent tendance à confondre ce qui est du domaine du “standard” et ce qui est “spécifique”  à leur organisation locale.

Ainsi, AGFA par l’intermédiaire d’Emmanuel Mougeotte Directeur Général, Christophe Francis Directeur des Services et Aïssa Khelifa Directeur Commercial et Marketing France, ont constitué une équipe dédiée EHPAD, avec comme représentant “expert métier” Nicolas Pistorio.

AGFA fait appel à ses services en septembre 2017, en repartant d’une “feuille blanche” il va construire avec une équipe d’experts techniques et métier une solution dédiée EHPAD à partir du socle technique ORBIS.

A travers son expertise du secteur médico-social, des métiers associés, des besoins des intervenants, des nouvelles technologies de l’information, son expérience de Directeur de Projet et Directeur de l’offre, son rôle est de positionner AGFA en leader de “proposition”, permettant de mieux “cadrer” l’expression des besoins et construire une offre standard efficiente.

Ainsi, cette intégration complète du dossier des personnes accueillies sans rupture dans le système d’information entre l’EHPAD et l’Hôpital doit aussi tenir compte des spécificités organisationnelles et besoins de chaque acteurs.

La création de cette solution est partie d’un constat simple, il ne s’agissait pas de créer une adaptation d’ORBIS pour l’EHPAD, mais bien de créer une solution dédiée s’appuyant sur le socle technique d’ORBIS.

 

L’équipe

 

Pour des raisons de flexibilité et de calendrier, c’est la “Factory” (développements Composer Reporter) Services France appuyé par le service R&D qui prend en charge la majorité des développements.

Découvrez les acteurs principaux ayant contribué à la construction de la première version de la solution EHPAD.

 

Le périmètre

 

Un document de présentation en ligne reprend l’ensemble de ces éléments pour diffusion.

C’est un Google Slide disponible ici, vous pouvez le télécharger au format PDF ou PPT en passant par le menu en haut à gauche  Fichier / Télécharger au format

En synthèse, la solution EHPAD couvre le périmètre ci-dessous :

Le projet personnalisé

 

Réceptacle de l’ensemble des informations du dossier de la personne.

Le recueil des habitudes de vie permet la centralisation des goûts, préférences, habitudes.

Le Projet d’Accompagnement Personnalisé (PAP) permet la coordination de l’ensemble des acteurs dans l’accompagnement de la personne accueillie.

Le dossier administratif

 

L’essentiel des éléments sur lesquels les intervenants pourront s’appuyer pour le suivi administratif

Etat civil, coordonnées entourage, personne de confiance, informations de prise en charge et contrats (mutuelle, sécu, etc.)

Le dossier de soins

 

« prendre soin » de la personne accueillie est le mot clé de ce module.

Gestion des planifications, traçabilité, suivi et prévention.

Intégration de standards HAS et Mobiqual (suivi pansements, suivi alimentaire et hydrique)

Gestion des déclarations de chute.

Le dossier médical

 

Gestion du circuit du médicament et de l’ensemble des outils permettant l’accompagnement et le suivi du patient

Historique médical, antécédents, diagnostiques, allergies, etc.

C’est aussi une vingtaine de grilles packagée que nous proposons : MMS – AGGIR – PATHOS – ADL – IADL – Virginia Henderson – NPI-ES – Test Moteur Minimum – Tinetti – Get Up and Go – Timed Up and Go – BERG – Braden – MNA Simplifié – MNA – Norton – Blandford – DOLOPLUS2 – ECPA – ALGOPLUS – EVA

Le dossier paramédical et le dossier Psy

 

Chaque acteur possède son espace dans lequel il réalisera ses suivis et pourra communiquer de façon transverse avec les autres intervenants de la structure.

Kiné, Ergothérapeute, Art-Thérapeute, Psychomotricien, Audioprothésiste, etc.

 

Formulaires, catalogues et version requise

 

La solution EHPAD vous propose un jeu de formulaires packagés. Cependant, pour éviter l’effet “coquille vide” qui est souvent considéré comme un point difficile lors du déploiement sur site, nous intégrons et associons à ces formulaires de nombreux catalogues. A titre d’exemple :

  • Transmissions Ciblées (CDAR) :  c’est plus de 700 libellés orientés EHPAD de Cibles / Données / Actions et Résultats que nous intégrons.
  • Projet d’accompagnement Personnalisé (PAP) : un catalogue de plus de 500 Objectifs, Actions, Ressources, évaluation qui sont associés aux listes de Projets.
  • Planification des soins (CPOE) : plus d’une centaine d’actes du rôle propre IDE ou d’actes en collaboration AS et actes d’accompagnement
  • etc.

Version requise

Bien que la majorité des formulaires ne soient pas dépendants de votre version, certains modules nécessitent au minimum la version 8.4.30. (CPOE, Unit View, Prescription NG)

 

Les groupes de travail

 

Une fois les développements de la première version de la solution finalisés, AGFA a constitué des groupes de travail avec trois établissements :

  • VESOUL – Groupe Hospitalier de la Haute-Saône
  • MONTARGIS – Centre Hospitalier de l’Agglomération Montargoise
  • PONTIVY – Centre Hospitalier Centre Bretagne

 

C’est en tout une 50 aine de professionnels inscrits, avec 20 participants en moyenne par groupe de travail

  • Le Projet Personnalisé – 15/03
  • Le dossier de soins – 21/03
  • Le circuit du médicament – 29/03
  • Le dossier médical – 19/04
  • Le dossier paramédical et dossier Psy – 19/04
  • Le dossier administratif – 26/04

 

Le but de ces groupes de travail était une démarche de validation fonctionnelle par les métiers concernés, et non un travail de spécification “from scratch”.

Lors de ces ateliers, nous avons présenté les spécifications fonctionnelles, également une “version test”, afin de travailler en collaboration avec les représentants métiers.

Afin de transmettre des avis objectifs, suite aux réunions de présentation, les groupes utilisateurs ont pu en toute autonomie aller “triturer” la solution EHPAD sur un environnement “bac à sable”.

Les premiers ateliers ont permis quelques ajustements “à la marge” pour le lot 1.

 

Il était convenu que le “lot 1” était une première version contenant le minimum attendu par les intervenants EHPAD. La participation active de groupes de travail a permis de compléter cette première version avec des fonctionnalités améliorées pour le lot 2 prévu fin 2018.

Avec le RESO, nous vous proposerons de participer aux prochains groupes de travail.

AGFA communiquera prochainement à ce sujet.

 

Dans le document de présentation proposé plus haut et disponible ici, vous pourrez découvrir les retours des premiers groupes de travail. Rappel : vous pouvez le télécharger au format PDF ou PPT en passant par le menu en haut à gauche  Fichier / Télécharger au format

La reconnaissance lors de PHW 2018

 

Cette année sur le salon incontournable Paris Healthcare Week, nous avons eu la chance de rencontrer et présenter la solution EHPAD aux représentants de 14 GHT !

Les retours sont unanimement positifs et plusieurs engagements de rendez-vous pour présentation sont en cours.

 

Les évolutions pour fin 2018

 

Il va de soit que plusieurs acteurs spécialisés dans la gestion du dossier de soin en EHPAD proposent des offres qui fonctionnellement contiennent, en cette mi-2018, un périmètre fonctionnel plus complet.

Cependant, il faut rappeler qu’AGFA est à l’origine, spécialiste du secteur Hospitalier, et la mobilisation des ressources actuelles a déjà permis de fournir en quelques mois le travail que la plupart de ces éditeurs ont produit en plusieurs années.

De plus les “pure-players” EHPAD actuels imposent, de fait, une rupture dans le parcours de la personne accueillie. Effectivement, pour ces acteurs spécialistes de l’EHPAD, lors d’une hospitalisation, ce sont les interfaces qui prennent le relais.

Les informations transférées à l’hôpital par ces logiciels spécialisés EHPAD sont alors partielles (dossier administratif, médicaments).

AGFA, en recrutant une équipe spécialiste du médico-social, vous garantit un parcours sans rupture entre l’EHPAD et l’Hôpital, c’est un dossier unique et intégré.

Ainsi le périmètre de la solution nécessite encore quelques améliorations dont plusieurs qui seront disponibles dès cette fin 2018.

 

Le contenu de la prochaine version “Lot 2” est en cours décision.

Les éléments que nous listons, ci-dessous, ne valent pas engagement mais sont communiqués à titre informatif. L’équipe produit EHPAD et les premiers retours terrain s’orientent vers :

  • L’amélioration des worflow inter-modules, c’est à dire le décloisonnement et la propagation d’informations entre les intervenants (remontées d’infos dépendance dans le recueil des habitudes de vie par exemple, sortie automatisée des documents scannées lors de la génération du DLU, etc.).
  • AGFA travaille également sur la gestion des activités (planification, bilan simplifié des participations et comptes rendus).
  • Gestion des déclarations de sortie inopinées (fugues)
  • Intégration de plusieurs listes de travail :
  • Droits nécessitant renouvellement (sécu, mutuelle, ALD, etc.)
  • Ordonnances à renouveler
  • Anniversaires, trombinoscope, proches, référents et personnes de confiance
  • Différentes listes associées aux Girages
  • Récapitulatifs relatifs aux chutes
  • Listes médicales (antécédents, vaccins, etc.)
  • Une vingtaine de grilles d’évaluation complémentaires : 5 mots de Dubois – Fluence verbale – EDF – BREF – Karnofsky – Kitchen Task Assessment – DAD – YLIEFF – ADL-Index de Katz – Cohen Mansfield – MADRS – HAMA – Zarit – Cornell – EVQ – EGP – EVS – EVR – EN – DN4 – BME
  • etc.

 

Dates de présentations

 

Afin de vous permettre de découvrir en détail cette solution EHPAD, nous vous invitons à vous inscrire aux présentations organisées par AGFA en collaboration avec le RESO.

La durée de la session de présentation sera d’1h.

Le lien ci-dessous vous permettra de préciser vos disponibilités dans un formulaire dédié.

Votre retour est attendu au plus tard pour le vendredi 22/06/18.

Votre inscription via ce formulaire est obligatoire, nous vous confirmerons les dates de présentation retenues en fonction du nombre de participants :

  • Le lundi 25/06 à 10h30
  • Le lundi 25/06 à 14h30
  • Le mardi 03/07 à 10h30
  • Le mardi 03/07 à 14h30
  • Le jeudi 05/07 à 10h30
  • Le jeudi 05/07 à 14h30

Pour les inscriptions c’est par ici : https://goo.gl/forms/VDseB75oliNQ6eSz1

 

Une fois votre inscription réalisée, nous vous communiquerons les éléments pour participation.

Si vous participez à plusieurs, sur un même site, veuillez respecter svp les prérequis ci-dessous.

 

Prérequis techniques

 

  • Une connexion internet stable (bande passante de 2Mbps minimum)
  • Un vidéo-projecteur connecté à l’ordinateur gérant la conférence
  • Une salle permettant aux participants de visualiser l’écran projeté et partagé
  • Une “pieuvre” de téléconférence, ou téléphone audio de bonne qualité ou micro + hauts parleurs pour converser avec les autres participants
  • Coupez votre micro, lorsque vous n’intervenez pas

 

Article écrit par Nicolas PISTORIO – AGFA HEALTHCARE

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